El módulo de adquisiciones se apoya en cuatro bases de datos:

1. Recomendaciones
   Contiene las solicitudes de los usuarios en cuanto a las necesidades de adquisición de nuevos objetos, o nuevas copias de objetos ya existentes. Contiene 4 grupos de información:
   • Datos del objeto solicitado
   • Datos de la persona o departamento que solicita el objeto
   • Datos de la aprobación o rechazo de la solicitud
   • Datos de las cotizaciones para la compra del objeto
     • Proveedor
     • No. de cotización
     • Cantidad
     • Precio unitario
     • Moneda
     • Datos de la aceptación de la cotización
        
2. Órdenes de compra
   Almacena las órdenes de compras emitidas como parte del proceso de adquisiciones. Contiene:
   • Proveedor
   • Número de la órden de compra
   • Fecha de la órden de compra
   • Datos del objeto adquirido
     • Número de la requisición
     • Número de la cotización
     • Cantidad
     • Precio unitario
   • Reclamos
     
3. Proveedores
   Con la información de los proveedores que pueden participar en los procesos de cotización y compra de los objetos
   
4. Copias
   Contiene cada una de las copias que han sido adquiridas como parte del proceso de adquisiciones.

El proceso a seguir es el siguiente:

1. Se crea una nueva solicitud de compra de objeto en la base de datos suggestions. Esta solicitud puede referirse a la adquisición de un nuevo objeto o a la adquisición de nuevas copias de un objeto existente.
   
   Para cada registro que ingresa en la base de datos suggestions se crea en forma automática un campo que posee un número secuencial el cual se utilizará posteriormente como campo de relación entre las recomendaciones y las órdenes de compra generadas
   
   Cada objeto en la base de datos catalográfica se identifica con un número único que servirá posteriormente a establecer la relación entre el objeto y sus copias.
   
   Cada copia también poseerá un número de inventario, el cual se utilizará posteriormente en el módulo de circulación.
   
   Si el objeto ya existe en la base de datos, entonces la solicitud debe indicar el número asignado a ese objeto en la base de datos catalográfica a la cual pertenece. Si es un nuevo objeto, entonces, se le asignará el número al momento de catalogación del objeto, una vez finalizada la compra.
   
2. Cada solicitud deberá ser aprobada o rechazada. Si es aprobada será necesario indicar el número de copias que van a ser adquiridas
   
3. Las solicitudes aprobadas se someten a un proceso de cotización, anotando en el registro:
   • Proveedores 
   • Número de la cotización
   • Fecha de la cotización
   • Cantidad ofertada
   • Precio unitario
   • Moneda
     
4. Con la información de las cotizaciones se toma la decisión de compra y se actualiza la base de datos recomendaciones (suggestions) la información del proveedor seleccionado:
   • Fecha de la aprobación 
   • Opcionalmente se actualizan los campos de cantidad de copias y precio unitario
     
5. Se emiten las órdenes de compra con los proveedores seleccionados. Estas órdenes de compra se almacenan en la base de datos purchaseorder y se vinculan a la base de datos  suggestions mediante el número secuencial creado al momento de ingreso de la recomendación
   
6. Si hay atrasos en la llegada del material, entonces se anota en la base de datos de órdenes de compra la fecha de los diferentes reclamos realizados.
   
7. Cuando llega el material  adquirido, existen dos opciones:
   • Si el objeto es nuevo, se debe asignar el número de identificación del objeto, catalogarlo y crear, en la base de  datos copies,un registro para cada copia ,asignándoles su número de inventario
   • Si el objeto ya existe en la base de datos catalográfica, solo se agregarán un nuevos registro en la base de datos copies con el número de inventario correspondiente

Transacciones

Sugerencias 
Use esta opción para insertar en la base de datos las solicitudes para compra de nuevos objetos. Bajo esta opción podrá crear nuevas solicitudes e indicar cuáles han sido aprobadas o rechazadas, colocar las cotizaciones presentadas por los proveedores e indicar los proveedores cuyas cotizaciones hayan sido aprobadas

Órdenes de compra 
Esta opción le permitirá:

• Generar las órdenes de compra para los proveedores cuyas cotizaciones hayan sido aprobadas
• Insertar en la base de datos de recomendaciones los datos de la órden de compra elaborada para la adquisición del objeto solicitado
• Revisar las órdenes de compra pendientes e insertar las fechas de los reclamos
• Eliminar órdenes de compra y modificando el estado de la recomendación asociada
• Procesar la llegada de los objetos adquiridos:
  • Realizar la pre-catalogación (si son nuevos objetos)
  • Generar los registros correspondientes a las copias adquiridas
  • Disponibilizar las copias en el sistema de circulación y préstamo
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